Prosedur Sistem Berjalan.
Perusahaan Aztechno adalah perusahaan dagang yang bergerak di bidang distributor penjualan komputer dan perangkat komputer lainnya. Perusahaan ini menjual komputer kepada customer secara tunai dengan nilai >= Rp.100.000.000,- (Seratus Juta Rupiah). Customer adalah badan usaha atau toko grosir, pengecer atau pedagang kaki lima yang menjual produknya kepada pelanggan secara perorangan. Pada prosedur berjalan ini, customer pada saat memesan barang dapat datang langsung ke perusahaan. Maka untuk lebih jelasnya prosedur pada system berjalan adalah sebagai berikut:
a. Prosedur Order Penjualan.
Setiap customer dapat memesan barang secara langsung. Kemudian melaksanakan perjanjian sebagai jaminan dan bukti pemesanan barang. Lalu barang pesanan di periksa dengan menggunakan kartu stock, apabila stock barang ada maka di nilai, penjualan barang di hitung dan di catat ke dalam faktur penjualan di buat rangkap 4 ( empat ) yang di distribusikan ke kasir.
b. Prosedur Pembayaran Tunai.
Setelah customer mendapatkan konfirmasi mengenai pesanan, pembelian di setujui maka customer melakukan transaksi pembayaran melalui transfer ke bank yang di tunjuk dengan bukti setoran, atau dapat juga dengan menggunakan cek. Berdasarkan bukti setoran dan cek, kasir membuka arsip penjualan yang di cocokkan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan amka dibuatkan kwitansi atau bukti pembayaran lunas, dan merekap nilai penjualan harian. Distribusi dokumen – dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan sebagai berikut :
• Untuk kwitansi dan faktur penjualan di berikan kepada customer.
• Gudang mendapat tembusan pengeluaran barang dari kasir sesuai barang yang di pesan, dan copy faktur di berikan ke bagian penjualan.
c. Prosedur Penyiapan Barang Kirim.
Gudang setelah meneriama tembusan pengeluaran barang, maka menyiapkan barang yang akan dikirim dengan mencatat barang keluar ke kartu gudang dan membuat dokumen surat kelaur barang yang di tembuskan ke bagian penjualan.
d. Prosedur Pengiriman Barang.
Bagian penjualan berdasarkan surat keluar barang, selanjutnya membuka arsip faktur penjualan untuk mencatat barang yang akan di kirim. Apabila semuanya tidak ada masalah dan sudah akurat, maka barang di kirim ke pembeli atau customer.
e. Prosedur Pembuatan Laporan.
Setiap akhir periode bagian penjualan membuat laporan penjualan bulanan berdasarkan rekap penjualan harian dan faktur penjualan. Dan laporan stock barang keluar berdasarkan kartu stock. Kedua laporan tersebut di berikan kepada manajer penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan.
